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高效跨部门沟通项目管理攻略

2014-08-13 16:36:05 奥派股份 32

2014年6月14日上午11:00,绩效管理实训软件项目(简称“绩效管理项目”)结项表彰会在公司会议室举行,公司徐董代表董事会向项目组退还项目保证金并颁发项目奖金13827元。该项目是公司首个项目制运营的成功案例,为公司项目制运营积累了宝贵的经验。

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参会人员合

据了解,项目从前期需求调研、验证到方案设计、技术开发、测试、修改,花费近1年时间。整个项目由产品经理刘飒、开发项目经理贡佳及下属的三名同事完成,项目组成员勤勤恳恳,尽职尽责,凭借出色的跨部门沟通能力和一流的执行力共同铸就了公司项目制下的首个成功案例。

项目前期的需求调研和验证关乎用户和市场对产品的接受度,十分关键,在沟通过程中经常会遇到老师们很忙,多次沟通却没有结果的情况。为了提高沟通效率,每次与老师们见面之前,刘飒总是先认真学习他们正在教授的课程,了解他们的研究方向,争取将每一个问题都提到兴趣点上,将沟通的重点由以往的“请老师们说”变成“老师们主动想说”。终于,经过多轮的深入沟通和调研,项目调研和论证工作终于在去年11月底尘埃落定。

为方便沟通,项目组经过多方评估,制定出整个项目的时间节点图,产品经理和项目经理以此为依据分别细化出各阶段的时间节点图,确保每一位项目成员随时清楚项目进度。值得一提的是,贡佳在设置开发部分时间节点时,各阶段都设定了充足的提前量,为过程中的问题发现和及时修正争取时间,这也是在项目验收时极少出现问题的直接原因。

另外,每周例会和面对面无误差沟通是整个项目高效推进的秘诀。绩效管理项目组成员都养成了会后任务逐项确认和遇到问题当面沟通的好习惯,每个人都积极主动地去沟通和行动,直到问题解决。

作为产品经理,刘飒除了要有条不紊地推进项目,还必须确保产品设计方案中的原始需求得到完整有效的传递,整个过程需要对UED、开发、测试等部门的工作进度随时跟踪,向他们说明每个功能模块设置的目的和想要达到的效果,这是个特别考验耐心和沟通技巧的过程。面对项目组成员接连不断的疑问,刘飒总是积极沟通,冷静评估技术难度,和项目组一起研究攻克办法。“如果不及时在过程中做好沟通,最终所开发出来的产品可能与设计方案所要求的完全是两个东西。也就是说,辛苦了几个月,开发出一个不符合市场需求的东西,这对公司来说,是一件很可怕的事情。”作为产品经理的她,始终坚持追求完美,将最好的产品呈现给客户。

当然,光有前期的设计沟通,开发实现过程出现问题,也是绝不可能开发出好产品的。作为项目开发经理,贡佳对内坚持“松紧有度”的高效管理方法,提前对各阶段的任务做好预案,严密规划时间节点,明确责任人,及时记录和跟踪。

“一切以结果为导向,每天严格按照记录检查工作完成情况,完成任务绝不加班,完不成任务无论多晚都要拿下。”这是贡佳对项目组工作的硬性要求。在这样的要求下,团队成员会积极主动地去解决问题,极少出现因为个别人工作完不成影响整个项目进度的情况。

在对外沟通方面,贡佳的好脾气也是出了名的,无论事情大小,一定要确保沟通到位才肯罢休。当然,有时也会接到意见完全不一致的“烫手山芋”。刘飒提供的项目设计方案中有一个发送语音的新功能,负责开发该功能的开发人员向贡佳建议砍掉该功能,因为这在公司以前任何项目中都未曾接触过,技术难度很大。贡佳接到反馈后,没有为了省事去找领导谈条件,而是花时间仔细研究实现的可能性,因为他清楚,这个功能是这款软件区别于同类产品的亮点,不能轻易就放弃,并且如果能在这个项目中攻克这个难题,以后的项目就可以直接运用该技术点,对公司技术水平的提升意义重大。终于,在贡佳和团队成员的共同努力下,发送语音功能得以实现并在项目验收中得到高度认可。

沟通无小事,一次错位的沟通可能在整个项目过程产生恶性的“多米诺骨牌效应”,给公司和项目造成重大损失。绩效管理项目组正是凭借高效的团队沟通和一流的执行力,在整个项目中实现精准时间进度控制,较低的Bug率,最终高效高质地完成项目任务。

绩效管理项目是公司实行项目制以来的第一个项目,是公司在新产品研究开发制度建设方面一次成功尝试。项目的成功经验不仅对公司其他项目组的工作具有指导和借鉴意义,也是每一位奥派人在改进工作方法,提升沟通技巧过程中的值得学习的案例。